Meestgestelde vragen

Staat jouw vraag er niet tussen?

Stuur een e-mail naar: hrm@robidus.nl

VRAAG 1

Hoe wordt de privacy van mijn verzuimdossier geborgd?

Je privacy wordt gewaarborgd door drie facetten, namelijk door: 1. een zorgvuldige selectie van de verzuimteamleden; 2. taakdelegatieovereenkomsten; 3. de geheimhoudingsplicht.

Voordat een WHS/WHC, een ‘taakgedelegeerde’, aan een case begint, ondertekent hij/zij een zogenaamde taakdelegatieovereenkomst (incl. gedragscode) met de bedrijfsarts. Daarnaast wordt getekend voor onafhankelijkheid in de rol en voor geheimhoudingsplicht. Deze overeenkomsten zijn altijd tijdelijk van aard. Afwijken van deze code geeft de delegerende bedrijfsarts per direct de mogelijkheid het vertrouwen in de taakgedelegeerde op te zeggen en dit kan arbeidsvoorwaardelijke consequenties hebben.

Een WHS kan niet in elk verzuimdossier (medisch). Alleen in de dossiers van de klant waarvoor wordt gewerkt. Elke WHS werkt voor bepaalde klant(en). Alleen het geselecteerde verzuimteam voor klant Robidus kan wel in elk Robidus dossier, zij kijken echter nooit direct in medische gegevens, daar moet je een expliciete handeling voor doen. De Casemanager heeft geen toegang tot het medisch dossier, maar heeft wel toegang tot alle Robidus dossiers om de re-integratie te kunnen monitoren. Het kan wel voorkomen dat je de Casemanager zelf op de hoogte stelt van medische gegevens. Zoals gebruikelijk zal de Casemanager deze gegevens niet noteren. We vertrouwen erop dat de Casemanager integer en professioneel is om met privacygevoelige gegevens om te gaan.

Het medisch secretariaat, HR en Applicatiebeheer hebben ook toegang tot de verzuimdossiers. Ook zij hebben een geheimhouding getekend. En ook voor hen geldt dat ze geen toegang hebben tot het medisch dossier. Regelmatig worden autorisaties gecheckt.

VRAAG 2

Op het moment dat ik ziek ben, ga ik in het proces mijn medische gegevens met een (directe) collega delen. Hoe wordt de professionaliteit en integriteit van de WHS-en geborgd?

Wie pakt de verzuimcasus op?

We hebben slechts een klein verzuimteam voor Robidus collega’s samengesteld. Iedereen binnen dit team is zorgvuldig geselecteerd, om zo de integriteit en professionaliteit zoveel mogelijk te kunnen waarborgen. Om dit extra kracht bij te zetten, is een apart stuk in het verzuimreglement opgenomen waarin we beschrijven hoe we de onafhankelijkheid van ons verzuimteam borgen (zie ook vraag 3).

Obra medewerkers zijn uitgesloten van verzuimbegeleiding door Obra. Wij blijven voor Obra gebruikmaken van een externe partij.

VRAAG 3

Ik deel mijn medische gegevens liever niet met een WHC of WHS en wil direct met de bedrijfsarts schaken. Kan dat?

Op basis van de Wet op de Arbeidsomstandigheden heeft iedereen altijd het recht om rechtstreeks met de bedrijfsarts te schakelen. Indien jij liever niet door de WHC of WHS begeleid wilt worden, kun je dit, op het moment dat je je ziekmeldt, aan je leidinggevende doorgeven. Je leidinggevende informeert HR hierover. Naast direct schakelen met de bedrijfsarts, kunnen er andere redenen zijn voor het maken van individuele afspraken. De bedrijfsarts is ervoor verantwoordelijk dat er vertrouwen ontstaat tussen jou en de bedrijfsarts, ook als het gaat om de uitleg over taakdelegatie en de voorwaarden waaronder taakdelegatie wordt verleend. De bedrijfsarts zal daarom uitvragen waarom je direct door de bedrijfsarts geholpen wilt worden en zal je uitleggen waarom we met taakdelegatie werken.

VRAAG 4

Werken de WHC/WHS en de Casemanager Verzuim ook nog voor andere klanten?

Robidus is als klant niet groot genoeg om daar één of meerdere fulltime WHC/WHS’en/Casemanager Verzuim op te zetten. De WHC/WHS’en/Casemanager Verzuim die Robidus begeleiden werken daarom ook nog voor andere klanten. Op het moment van ziekte (afhankelijk van de situatie) kan het niet wenselijk zijn om door de WHC, WHS of Casemanager Verzuim geholpen te worden met wie je dagelijks samenwerkt, informeer je leidinggevende hierover. Je leidinggevende informeert HR. Daarnaast heb je het recht om direct door de bedrijfsarts geholpen te worden (zie ook vraag 3 en 9) De WHC, WHS en Casemanager Verzuim hebben zelf ook het recht om aan te geven dat ze een collega liever niet begeleiden. Op dat moment zal het dossier aan een andere collega gekoppeld worden binnen het team dat werkt voor klant Robidus.

VRAAG 5

Hoe verloopt het proces van ontwerp en goedkeuring om beleid aan te passen en hoe kan ik hier invloed op uitoefenen?

Wanneer de wens bestaat om personeelsbeleid aan te passen, dan moet dat eerst worden voorgesteld aan de OR. De OR gaat vervolgens in beraad, praat met de achterban en brengt dan een advies uit. In dit geval is dat proces ook precies zo verlopen; HR is langs de OR gegaan, de OR-leden hebben ieder met de eigen achterban gesproken. Verder hebben we met de OR afgesproken dat we ons verzuimproces regelmatig zullen evalueren en indien er aanpassingen nodig zijn om het beoogde resultaat te behalen (betere begeleiding en een lager verzuimpercentage) dat we dit doen. Wil je zelf invloed uitoefenen? Lever jouw input aan bij je leidinggevende, bij HR, of bij iemand van de OR. Deze input zullen we, net als het gehele proces, regelmatig evalueren. Daarnaast kun je bij de OR aangeven dat jij als achterban wilt fungeren, zodat de OR in de toekomst bij jou komt met toetsingsvragen wanneer er bijvoorbeeld een wijzigingsvoorstel ligt.

VRAAG 6

Kan een externe Arbodienstverlener mij niet beter begeleiden?

Bij het aanpassen van ons interne verzuimbeleid zijn we uitgegaan van onze eigen ambitie, namelijk "practice what you preach". Beide opties, een interne of een externe Arbodienstverlener, hebben zowel voor- als nadelen. Voor ons waren de voordelen van een interne Arbodienstverlener zwaarwegender. Door het volgen van het eigen regie model hopen meer inzicht te krijgen en meer grip op trends zodat we meer impact kunnen hebben (zowel curatief als preventief) zodat wij jou betere begeleiding kunnen bieden.

VRAAG 7

Wat zijn de mogelijkheden als ik bezwaar heb tegen de begeleiding van de casemanager Verzuim?

Wanneer je bezwaar hebt tegen de begeleiding van de Casemanager Verzuim (bijvoorbeeld omdat je een directe collega bent van de Casemanager), dan is dit mogelijk om aan te geven. In overleg wordt er dan gekeken of de HR Business Partner deze begeleiding kan oppakken.

VRAAG 8

Wat zijn de voordelen voor de medewerkers?

Er is betere begeleiding voor onze medewerkers en leidinggevenden, meer inzicht om ook preventief betere begeleiding te bieden en tijdig de juiste interventies in te zetten. Hiermee streven naar een lager verzuim en daarmee meer beschikbare capaciteit en verlaging van de werkdruk.

VRAAG 9

Wat waren de overwegingen van de OR om in te stemmen met de wijzigingen van het verzuimbeleid in 2021 en 2023?

2021: Als OR zijn we van mening dat het verzuimbeleid gericht moet zijn op een duurzame werkhervatting. Daarnaast delen we de zorgen over het toenemende verzuim binnen Robidus. En is het evident dat we moeten toewerken naar verbetering. Dat is de reden waarom de OR, onder bepaalde voorwaarden, akkoord is gegaan met het verzuimbeleid. Onze voorwaarden zijn:

  • ons gemeenschappelijk doel is het verlagen van verzuim dat moet leiden tot een lagere werkdruk.
  • onze collega's hebben altijd de mogelijkheid om rechtstreek contact te hebben met bedrijfsarts of de HR Business Partner.
  • de WHC'ers, WHS’en en de Casemanager Verzuim worden zorgvuldig gescreend en geselecteerd.
  • alle collega’s worden zorgvuldig en uitgebreid geïnformeerd.
  • alle technische mogelijkheden om veiligheid te borgen zijn getroffen.
  • we evalueren dit beleid regelmatig.

2023: Hierbij kunnen wij je laten weten dat de OR positief heeft ingestemd met de verplaatsing van casemanagement werkzaamheden en aanpassing van het dienstverleningsmodel van ‘regie’ naar ‘fullservice verzuim’, mits de volgende punten in acht worden genomen:

  • de casemanager zorgt dat hij/zij zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie omgaat (bellen/overleggen m.b.t. Robidus cases zal in een aparte ruimte plaatsvinden) en;
  • wanneer een medewerker bezwaar heeft tegen de inzet van de casemanager verzuim, de HRBP als alternatief dient.